Google-työkalut yhteistuottamisen tukena
Google-työkalut (engl. Google Apps) on Googlen käyttäjätileihin integroitu paketti erilaisia sovelluksia. Näihin kuuluvat sähköposti, kalenteri, tiedostonhallinta sekä Google Docs -toimisto-ohjelmarypäs, joka sisältää verkkosovelluksia mm. tekstinkäsittelyyn, taulukkolaskentaan sekä esitysgrafiikan tuottamiseen. Google-dokumentit tallentuvat Google Driveen, joka on käyttäjäkohtainen virtuaalinen tallennustila tiedostojen säilyttämiseen. Google Drivessa olevat tiedostot ovat vapaasti jaettavissa verkossa tai hallitusti eri käyttäjien tai käyttäjäryhmien kesken. Google-työkalut kulkevat aina mukana, sillä niiden käyttäminen onnistuu mistä päin maapalloa tahansa – myös älypuhelimilla.
Google-työkalut tarjoavat erinomaiset ominaisuudet dokumenttien yhteistuottamiseen, mitä voidaan hyödyntää mm. oppimateriaalien tuotannossa. Dokumenttien jakamisen lisäksi niitä voidaan myös muokata samanaikaisesti usean käyttäjän toimesta. Dokumentteihin on mahdollista myös merkitä käyttäjille tekstiin palautetta kommenttien muodossa.
Googlen omien dokumenttien lisäksi kaikki Driveen ladatut tiedostot ovat jaettavissa vapaasti formaatista riippumatta. Käytännössä Google tarjoaa lähes rajoittamattoman tallennustilan tiedostoille. Sähköposteihin kohdennetun jakamisen lisäksi dokumentteja ja tiedostoja voidaan jakaa vieläkin avoimemmin luomalla kohteeseen linkki, jolloin kuka tahansa linkin saanut henkilö pääsee niihin käsiksi. Tätä ominaisuutta voidaan hyödyntää mm. tilanteissa, joissa oppilaille halutaan jakaa erillisiä tiedostoja kurssin yhteydessä. Tällöin voi olla tosin järkevää rajata kohteen käyttöoikeuksia niin, että käyttäjät voivat ainoastaan tarkastella kohdetta.
Yksi Google-työkalujen käytännöllisimpiä toimintoja perinteisiin toimisto-ohjelmapaketteihin verrattuna on dokumenttien samanaikaisen muokkaamisen mahdollisuus. Käyttäjät voivat näin ollen muokata samanaikaisesti dokumentteja niin, että muutokset dokumentissa päivittyvät reaaliaikaisesti. Dokumentissa eri käyttäjät ovat indikoituina eri väreillä, joiden avulla voidaan huomata, mitä dokumentin kohtaa kukin käyttäjä on juuri muokkaamassa. Oppimateriaalituotannon lisäksi ominaisuutta voidaan hyödyntää esimerkiksi ryhmätehtävissä, joissa oppilaiden tarkoituksena on tuottaa yhteistä dokumenttia.
Yhteistuotannollisuuden mahdollisuuksia täydentää vielä entisestään Googlen kommentointitoiminto, jolla voidaan kommentoida dokumentin eri kohtia ja tarvittaessa kohdentaa kommentit tietyille käyttäjille. Kommentit muodostavat käytännössä oman viestiketjunsa, josta voidaan tarkkailla siihen annetun palautteen kulkua eri osanottajien kesken. Uusista kommenteista on lisäksi mahdollisuus lähettää automaattinen viesti sähköpostitse dokumentin yhteiskäyttäjille. Koulutyössä kommentointitoimintoa voidaan hyödyntää esimerkiksi tarkastettavien tehtävien osalta, jolloin opettaja voi antaa oppilaalle palautetta suoraan heidän välillään jaettuun tehtävädokumenttiin.
Tästä löydät ohjeet dokumenttien jakamiseen ja kommentointiin.